La fin des télé-secrétaires

Les prestations de services en secrétariat à la carte en télétravail ont-elles encore un avenir ?

Tour d’horizon des bonnes pratiques en prestations de secrétariat à distance pour toutes les tâches administratives, comptables et documentaires.

On voit ce titre un peu partout : secrétaire indépendante, ou encore télésecrétaire, parfois orthographié télé-secrétaire voire cybersecrétaire…

Derrière ces termes galvaudés internet 2.0, on trouve de vrais profils de poste, des métiers qui ont évolué :

  • secrétaire-comptable,
  • assistant.e de direction,
  • pupitreur.se
  • sténo-dactylo

Les préfixes « télé » et « cyber » mettent l’accent sur le travail effectué à distance (télé-travail) et dans une moindre mesure, le secrétariat en temps partagé.

Quelles sont les missions que l’on peut confier à un.e secrétaire à domicile ?

Tâches administratives

  1. Rédaction, correction, synthèse et mise en page de documents divers (CV, lettre de motivation, rapport de stage, thèse…)
  2. Règlement de litiges de premier niveau
  3. Prise de Rendez-Vous
  4. Création d’invitations, faire-part et diaporamas; communication sur supports publicitaires et élaboration de plan de communication d’entreprise, réalisation de plaquettes de présentation, d’organigrammes d’entreprise
  5. Préparation de mailing (qualification des bases), e-mailing, envoi de newsletter
  6. Démarchage prospection téléphonique, enquête satisfaction
  7. Publipostage, mise sous pli, affranchissement, dépôt à la Poste
  8. Organisation de déplacements et évènements avec fiches de renseignements, feuilles de route, détails…
  9. Photocopies, numérisation, saisie de documents au kilomètre, de minutes, de compte-rendu divers
  10. Tenue de vos comptes bancaires et réalisation de tableaux de bords
  11. Création de modèles de tableaux sécurisés sous Microsoft Excel

Plus associé au métier de bibliothécaire / documentaliste :

Voir aussi :
Informations sur le travail à distance, le télétravail et les textes de lois en faveur du télé-travail : Revue de presse des informations légales et juridiques sur le travail à distance.

FORFAITS :

Les télé-secrétaires proposent généralement de les contacter pour établir le forfait qui correspondra le mieux à vos besoins.

FACTURATION A L’HEURE :

Pour les prestations de secrétariat à distance, toute heure commencée et non échue sera calculée proportionnellement au tarif horaire en vigueur.

Gestion des fournisseurs (service Achats) et Commande de matériels :

  • fournisseur de matériel d’impression,
  • matériel imprimerie et imprimantes
  • fournitures en papeterie et rames de papier,
  • bureautique : traitement de texte, tableur, logiciels bureautique, logiciels de comptabilité,
  • fournitures de bureau (petit matériel), et massicot, broyeur lamineur de documents, plieuse, plastifieuse…

En présentiel dans l’entreprise, le secrétariat devient plus traditionnel :

Sur site

Secrétariat

  • Classement et archivage
  • Documents professionnels courants
    • Prise de note,
    • Rédaction et mise en page de documents divers (compte-rendu, note de synthèse, procès verbal, mise en forme de docs…)
  • Traitement du courrier
    • Distribution du courrier interne,
    • Mise sous pli,
    • Affranchissement et dépôt de courriers et de colis (manuel ou affranchisseuse)
  • Accueil
    • Accueil physique et téléphonique (orientation, traitement des appels, prise de message et transmission)
  • Planning des activités d’une équipe et prise de Rendez-Vous
  • Organisation de déplacements et réunions
  • Gestion de stocks de consommables / inventaire
  • Administration des achats et ventes
  • Règlement des litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
  • Suivi administratif courant du personnel
  • Tableau de suivi et statistiques en lien avec l’activité (outils d’aide à la décision ou Business Intelligence)

Comptabilité

  • Identification, vérification et comptabilisation des documents commerciaux pour produire des états comptables
  • Saisie des entrées et sorties comptables, plan comptable et comptabilité d’entreprise
  • Comptabilisation des documents bancaires et suivi de la trésorerie au quotidien
  • Établissement et comptabilisation des déclarations de TVA
  • Justification de soldes et rectification d’anomalies
  • Établissement des déclarations sociales périodiques auprès des organismes agréés (Urssaf, Assédic, RSI, retraites…)

Emploi salarié

(facilité avec le Chèque Emploi Service Entreprises ou prise en charge des modalités d’embauche)

Activité intérimaire

(via agences de travail temporaire)

De manière générale les secrétaires indépendant.es offrent une facturation sans surprise :

Tarif à la page, à l’unité, à l’heure… forfait, dégressifs, réduction…

Tarifs moyens constatés des prestations en secrétariat indépendant
Nature des prestations de secrétariat Prix en euros Détail
Saisie, relecture et correction
Saisie au kilomètre 4,00 euros La page
Saisie sans mise en page
Saisie avec mise en page
Saisie avec relecture et correction
Relecture et correction de documents
Saisie de compte-rendu, thèse, rapport… jusqu’à 50 pages
Retranscription audio, manuscrite ou vidéo (selon qualité)
Saisie d’adresses (françaises)
Saisie d’adresses (étrangères)
Travaux de bureautique
Mise en page
Création de diaporama
Réalisation de tableaux simples
Réalisation de tableaux complexes
Réalisation de graphiques

Les commentaires sont désactivés.